Erstellung einer e-Rechnung #
Die Erstellung einer e-Rechnung erfolgt in der Belegerfassung Verkauf. In den Details zum Beleg wird die Einstellung zur E-Rechnung aus den Kundenstammdaten übernommen und kann hier verändert werden:
Mit der Aktivierung e-Rechnung werden die notwendigen Pflichtangaben (Ihr Zeichen und Ihre Belegnummer) beim Speichern einer Rechnung auf einen Inhalt geprüft. Sollten keine Werte dort hinterlegt sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Es erfolgt keine Prüfung auf Richtigkeit der Daten.
Ihr Zeichen – hier wird die eindeutige Lieferantennummer hinterlegt, die Sie im Rechnungswesen-System des Bundes haben (8 stellige Zahl)
Ihre Belegnummer – mit dieser Nummer wird die e-Rechnung dem Empfänger (Bundesdienststelle) zugeordnet. Diese Auftragsreferenznummer kann sich wie folgt zusammensetzen:
- Bestellnummer (10stellig, z.B. 4700000001) oder
- Einkäufergruppe (3stellig, z.B. Z01) oder
- Einkäufergruppe:Referenz (z.B. Z01:111599)
Neben der Prüfung in den Felder Ihr Zeichen und Ihre Belegnummer wird auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer auf den richtigen Aufbau (ATU und insgesamt 11 Stellen) und deren formale Gültigkeit geprüft. Eine inhaltliche Prüfung erfolgt nicht.
Automatischer Versand #
Wurde in der Basiskonfiguration der automatische Versand der e-Rechnung aktiviert, so erfolgt dieser nach dem Speichern einer Rechnung.
Wenn die Anforderungen an eine e-Rechnung erfüllt sind, so erfolgt der Versand automatisch. Sie können diesen Versand nach der Aktualisierung der Belegerfassung in den entsprechenden Feldern des Belegkopfes sehen:
e-Rechnung exportieren #
Wenn Sie den automatischen Versand einer e-Rechnung nicht gewählt haben, so können Sie einen Export dieser Rechnung vornehmen. Es wird die Rechnung im Format einer e-Rechnung als Datei abgespeichert. Sie können diese Datei dann über das Unternehmer Portal (USP) manuell versenden oder Ihrem Empfänger auf andere Weise zukommen lassen.
Wenn Sie eine bereits übergebene e-Rechnung nochmals exportieren, bekommen Sie eine Hinweismeldung. Ein Export ist jedoch trotzdem möglich.
Für den Export rufen Sie die gewünschte Rechnung auf und wählen über das Burger-Menü SEP e-Rechnung die Option e-Rechnung exportieren:
Zur Kontrolle erhalten Sie eine Abfrage mit der Belegnummer:
Der Export wird dann vorgenommen und die Datei im Verzeichnis abgelegt. Das Exportverzeichnis haben Sie in der Basiskonfiguration hinterlegt.
e-Rechnung versenden #
Sie können eine e-Rechnung auch manuell versenden, indem Sie die entsprechende Option im Burger-Menü aufrufen:
Voraussetzung ist, dass Sie die betroffene Rechnung aufrufen und die Option über das Burger-Menü aufrufen. Es erfolgt mit der Versendung die Prüfung der E-Rechnung-Einstellungen im Beleg (Ihr Zeichen, Ihre Belegnummer, Ust-ID-Nr.). Ggf. erhalten Sie entsprechende Fehlermeldungen und der Versand wird abgelehnt.
Sie erhalten eine Hinweismeldung beim erfolgreichen Versand oder ggf. die Fehlermeldung, warum der Versand nicht durchgeführt wurde:
Der erfolgreiche Versand wird im Beleg nach der Aktualisierung der Ansicht in den entsprechenden Feldern protokolliert:
